Após aprovação da candidatura e assinatura do contrato, a instituição candidata torna-se beneficiária de uma subvenção da UE. O beneficiário é o responsável pelo desenvolvimento e boa gestão do respetivo projeto e pelo reporte.
A implementação dos projetos deve respeitar todos os compromissos assumidos na candidatura aprovada e consignados no contrato, acautelando os interesses dos participantes no projeto (aprendentes, docentes e pessoal) e garantindo os resultados previstos.
O ciclo de vida de um Projeto Erasmus+
As regras administrativas e financeiras estão descritas no contrato de financeiro e respetivos anexos assinado pela Agência Nacional e pela instituição beneficiária, assim como as disposições detalhadas relativas a controlos e auditorias.
As organizações devem manter a informação referente às suas organizações atualizada no Sistema de Registo de Organizações.
A manutenção da informação atualizada é do interesse do beneficiário porque permite à Agência Nacional dar respostas mais rápidas a todos os requisitos.
O planeamento cuidado de qualquer projeto e indispensável, especialmente quando surgem imprevistos e/ou é necessário resolver problemas, assim como reportar o trabalho efetuado e os resultados obtidos à Agência Nacional. Só as atividades realizadas durante o período temporal do projeto são consideradas elegíveis para financiamento.
As atividades previstas em candidatura e assinadas no contrato de subvenção devem ser devidamente preparadas, incluindo disposições práticas, processos de seleção, preparação cultural, linguística, profissional e pessoal dos participantes nas mesmas, assim como a celebração de respetivos acordos. Durante a execução das atividades, deve ser assegurado um acompanhamento adequado.
Nos projetos KA1, espera-se que os resultados das atividades sejam integrados no trabalho diário da organização beneficiária, de forma que contribuam para o desenvolvimento da mesma, e que sejam partilhados com públicos relevantes.
Nos projetos KA2, os resultados do projeto devem ser partilhados, explicados e promovidos, de forma que assumam estes a forma de resultados tangíveis, conclusões, boas práticas ou qualquer outra forma.
As instituições devem avaliar regularmente a implementação dos projetos, nomeadamente:
Relevância das atividades do projeto e a operacionalização do projeto, incluindo a adequação dos recursos financeiros disponíveis às atividades planeadas, os meios de divulgação e os critérios de seleção dos participantes no projeto.
Os principais resultados, diretos e indiretos, do projeto, assim como efeitos indesejados não esperados quando a candidatura foi apresentada. A análise de eficácia compara os resultados atingidos com os objetivos expressos na candidatura e os resultados esperados; e a análise da eficiência analisa os resultados atingidos.
A Implementação, ou seja, o grau de execução das atividades previstas em candidatura, o nível de adesão dos participantes, as dificuldades e obstáculos encontrados e as medidas tomadas para a sua correção.
Contratualização e Gestão
Todas as instituições detentoras de projetos aprovados com montantes superiores a 60.000,00€ estão sujeitas à avaliação da capacidade financeira, exceto os organismos públicos ou entidades que tenham mais de 50% do financiamento proveniente de fundos públicos. Para este efeito, serão solicitados documentos financeiros para efetuar a referida análise, podendo nos casos em que esta seja considerada fraca ser solicitada uma garantia bancária.
De modo a permitir a preparação do contrato de subvenção, a instituição beneficiária deve carregar no ORS (Sistema de Registo de Organizações) cópias atualizadas dos documentos de identificação da organização (Estatuto e Registos), identificação bancária, atas ou registos que identifiquem os representantes legais. A instituição beneficiária deverá ainda apresentar certidões de que a sua situação tributária (AT) e contributiva (SS) está regularizada ou, em alternativa, dar consentimento para consulta nos respetivos sites.
Logo que estejam reunidos todos os documentos necessários à emissão do contrato financeiro, este é enviado ao beneficiário para ser assinado pelo seu representante legal e devolvido à AN, para assinatura pela Direção da Agência.
No prazo de 30 dias após a assinatura do contrato pela Agência Nacional, será efetuado o primeiro pagamento do pré-financiamento, de acordo com as normas estabelecidas no contrato.
No Contrato celebrado entra a Agência Nacional e o beneficiário fica estabelecida a modalidade de pagamento assim como as condições pelas quais se regem os pré-financiamentos. O pagamento final ou, caso aplicável, o pedido de reembolso para a Agência, é realizado após submissão e avaliação qualitativa e financeiro do relatório final.
Os beneficiários apenas terão que fazer prova da realização das atividades contratualizadas, exceto no que se refere a custos excecionais e apoio às necessidades especiais. Todos os beneficiários estão sujeitos às regras europeias, nomeadamente ao regulamento financeiro, pelo que as auditorias podem pedir documentos contabilísticos que suportem a realização das atividades declaradas. Guarde faturas e recibos até pelo menos 5 anos após o fim do projeto, ou até 3 anos no caso de subvenções que não excedem os 60.000,00 €
Beneficiary Module
Após a concessão de um pedido e a assinatura de um acordo de subvenção, o projeto é considerado como “em curso” e faz parte da fase de implementação da gestão do projeto para os beneficiários dos programas Erasmus+ ou do Corpo Europeu de Solidariedade.
Para uma rápida visão geral das funcionalidades básicas do módulo Beneficiário, por favor veja os vídeos do eLearning.
Processo Explicado
Uma vez assinado, recebido e registado no sistema de gestão de projetos da Agência Nacional, o projeto é criado e torna-se disponível nos My Projects da plataforma Erasmus+ e Corpo Europeu de Solidariedade, os beneficiários e os seus parceiros (quando aplicável) são automaticamente notificados quando o projeto está disponível no item de menu My Projects. Para ver o item de menu My Projects, por favor inicie a sessão na plataforma.
Por defeito, os representantes legais e todas as pessoas de contacto estipuladas no contrato de subvenção têm acesso editado ao projeto. Estes utilizadores podem acrescentar organizações parceiras e contatos adicionais ao projeto, com vista, editar, ou nenhum acesso ao projeto.
O projeto torna-se disponível sob o item de menu Os meus projetos com estatuto Projeto em curso, que é exibido na lista de projetos.
Nesta altura, os beneficiários podem começar a gerir a informação do projeto, contendo atividades de mobilidade, detalhes de orçamento e relatórios.
Ao mesmo tempo que submete o relatório, o beneficiário deve também assegurar-se de que a informação do projeto na Project Results Platform está atualizada e correta.
Monitorização
A Agência Nacional acompanha, monitoriza a implementação dos projetos avaliações intercalares e Finais.
Acompanhamento
A Agência Nacional atribui à instituição beneficiária um técnico do Programa para acompanhar e monitorizar o projeto. O técnico de acompanhamento é ponto de contacto entre a Agência e o Beneficiário que pode ser consultado sobre todos os assuntos relativos à execução do projeto durante o seu ciclo de vida.
A AN acompanha e monitoriza a qualidade da implementação dos projetos através de emails, contactos telefónicos, análise documental e visitas in situ.
A AN, as Autoridades Nacionais, a Comissão Europeia e outras instâncias nacionais e europeias, nomeadamente os Tribunais de Contas nacional e europeu, podem proceder à monitorização do projeto durante e após o fim do projeto, com todos os saldos financeiros regularizados, pelo que é necessário guardar todos os documentos relativos ao projeto até 3 anos após o pagamento do saldo final no caso de subvenções que não excedem os 60.000,00 € e até 5 anos em todos os outros projetos.
O contrato indica como é que o desempenho do projeto se reflete na subvenção final e em futuras participações no Programa.
A AN disponibiliza um conjunto de guias cujo objetivo é apoiar a gestão financeira dos projetos. Estes Guias podem ser encontrados em Documentação Geral.
Relatórios
Todos os projetos subvencionados são avaliados através dos Relatórios. A avaliação dos projetos reflete o grau de cumprimento das atividades contratualizadas. Os resultados são comunicados pela AN, seguindo-se um período de reclamação.
Quando aplicável, a instituição beneficiária submete um Relatório Intercalar sobre a execução do Projeto, cobrindo o período desde o início da implementação do Projeto até à submissão do relatório.
No fim do projeto, a instituição submete um Relatório Final cobrindo todo o período de execução do Projeto.
- Formulário Eletrónico – os Relatórios são entregues em formulário próprio que é preenchido e submetido eletronicamente, na plataforma indicada para o efeito.
No final do período de mobilidade, todos os participantes devem submeter um relatório final na plataforma indicada para o efeito.
O reembolso não será solicitado quando a mobilidade do participante tiver sido interrompida por motivo reconhecido de força maior, que requer aprovação por escrito da AN. A não apresentação do respetivo relatório pelos participantes pode levar a AN a solicitar o reembolso parcial ou total da subvenção.
As instituições beneficiárias das Parcerias Estratégicas, apresentam Relatórios Intercalares ou de Progresso que informam sobre o progresso na execução do projeto e, em alguns casos, acompanham pedidos de pagamento de pré-financiamento.
No caso específico das Parcerias de Intercâmbio Escolar, cada instituição elabora o relatório que é enviado à respetiva AN.
No fim do projeto e da realização das atividades, produtos e resultados, bem como da realização das eventuais mobilidades contratualizadas, a instituição coordenadora elabora um Relatório Final a apresentar no prazo indicado no contrato.
Disseminação e Exploração de Resultados
Objetivos do Programa
Cada projeto constitui um passo no sentido de atingir os objetivos gerais definidos pelo Programa para melhorar, modernizar e internacionalizar os sistemas de educação e formação.
Partilha de Resultados
A difusão e exploração dos resultados são uma forma de expor e partilhar o trabalho efetuado e os resultados obtidos como parte do projeto Erasmus+. A partilha dos resultados, das lições aprendidas e das realizações e constatações para além das organizações participantes permite à comunidade em geral beneficiar de um trabalho que recebeu financiamento da União Europeia. Permite também promover os esforços das organizações para atingirem os objetivos do Erasmus+, sendo fundamental a ligação entre os resultados do Programa e o desenvolvimento de política de educação e formação. Para mais informações consulte o Anexo II ao Guia Erasmus+ e visite a Plataforma de Resultados de Projetos Erasmus+.
Práticas Inovadoras
A disseminação dos resultados dos projetos deve focar-se, entre outros, nos seguintes aspetos:
Mudanças observadas nos participantes, organizações e sistemas educativos.
Melhoria de qualidade dos projetos e respetivos resultados.
A promoção de práticas inovadoras suscetíveis de originar a participação em novos projetos e/ou projetos em escala mais alargada.
O reconhecimento dos resultados de aprendizagem é importante no Programa Erasmus+, devendo para isso as organizações envolvidas em projetos de mobilidade e parcerias estratégicas acordar na emissão de um certificado de mobilidade Europass ou outro instrumento reconhecido no final do período de mobilidade.
A Comissão Europeia e a Agência Nacional usam indicadores e ferramentas para medir os resultados e o impacto dos projetos, de acordo com o previsto no Regulamento (UE) 1288/2013 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 11 de dezembro de 2013.
Qualquer comunicação ou publicação do beneficiário sobre o projeto, incluindo em conferências, seminários ou quaisquer materiais informativos ou promocionais (brochuras, folhetos, cartazes, apresentações, etc.), deverá indicar que o projeto recebeu financiamento da UE e deverá conter o símbolo oficial do financiamento.