Implementação de um Projeto Erasmus+

Após aprovação da candidatura e assinatura do contrato, a instituição candidata torna-se beneficiária de uma subvenção da UE. O beneficiário é o responsável pelo desenvolvimento e boa gestão do respetivo projeto e pelo reporte.

 

A implementação dos projetos deve respeitar todos os compromissos assumidos na candidatura aprovada e consignados no contrato, acautelando os interesses dos participantes no projeto (aprendentes, docentes e pessoal) e garantindo os resultados previstos.

O ciclo de vida de um Projeto Erasmus+

As regras administrativas e financeiras estão descritas no contrato de financeiro e respetivos anexos assinado pela Agência Nacional e pela instituição beneficiária, assim como as disposições detalhadas relativas a controlos e auditorias.

As organizações devem manter a informação referente às suas organizações atualizada no Sistema de Registo de Organizações.

A manutenção da informação atualizada é do interesse do beneficiário porque permite à Agência Nacional dar respostas mais rápidas a todos os requisitos.

O planeamento cuidado de qualquer projeto e indispensável, especialmente quando surgem imprevistos e/ou é necessário resolver problemas, assim como reportar o trabalho efetuado e os resultados obtidos à Agência Nacional. Só as atividades realizadas durante o período temporal do projeto são consideradas elegíveis para financiamento.

As atividades previstas em candidatura e assinadas no contrato de subvenção devem ser devidamente preparadas, incluindo disposições práticas, processos de seleção, preparação cultural, linguística, profissional e pessoal dos participantes nas mesmas, assim como a celebração de respetivos acordos. Durante a execução das atividades, deve ser assegurado um acompanhamento adequado.

Nos projetos KA1, espera-se que os resultados das atividades sejam integrados no trabalho diário da organização beneficiária, de forma que contribuam para o desenvolvimento da mesma, e que sejam partilhados com públicos relevantes.

Nos projetos KA2, os resultados do projeto devem ser partilhados, explicados e promovidos, de forma que assumam estes a forma de resultados tangíveis, conclusões, boas práticas ou qualquer outra forma.

As instituições devem avaliar regularmente a implementação dos projetos, nomeadamente:

Relevância das atividades do projeto e a operacionalização do projeto, incluindo a adequação dos recursos financeiros disponíveis às atividades planeadas, os meios de divulgação e os critérios de seleção dos participantes no projeto.

Os principais resultados, diretos e indiretos, do projeto, assim como efeitos indesejados não esperados quando a candidatura foi apresentada. A análise de eficácia compara os resultados atingidos com os objetivos expressos na candidatura e os resultados esperados; e a análise da eficiência analisa os resultados atingidos.

A Implementação, ou seja, o grau de execução das atividades previstas em candidatura, o nível de adesão dos participantes, as dificuldades e obstáculos encontrados e as medidas tomadas para a sua correção.

Contratualização e Gestão

Todas as instituições detentoras de projetos aprovados com montantes superiores a 60.000,00€ estão sujeitas à avaliação da capacidade financeira, exceto os organismos públicos ou entidades que tenham mais de 50% do financiamento proveniente de fundos públicos. Para este efeito, serão solicitados documentos financeiros para efetuar a referida análise, podendo nos casos em que esta seja considerada fraca ser solicitada uma garantia bancária.

De modo a permitir a preparação do contrato de subvenção, a instituição beneficiária deve carregar no ORS (Sistema de Registo de Organizações) cópias atualizadas dos documentos de identificação da organização (Estatuto e Registos), identificação bancária, atas ou registos que identifiquem os representantes legais. A instituição beneficiária deverá ainda apresentar certidões de que a sua situação tributária (AT) e contributiva (SS) está regularizada ou, em alternativa, dar consentimento para consulta nos respetivos sites.

Logo que estejam reunidos todos os documentos necessários à emissão do contrato financeiro, este é enviado ao beneficiário para ser assinado pelo seu representante legal e devolvido à AN, para assinatura pela Direção da Agência.

No prazo de 30 dias após a assinatura do contrato pela Agência Nacional, será efetuado o primeiro pagamento do pré-financiamento, de acordo com as normas estabelecidas no contrato.

No Contrato celebrado entra a Agência Nacional e o beneficiário fica estabelecida a modalidade de pagamento assim como as condições pelas quais se regem os pré-financiamentos. O pagamento final ou, caso aplicável, o pedido de reembolso para a Agência, é realizado após submissão e avaliação qualitativa e financeiro do relatório final.

Os beneficiários apenas terão que fazer prova da realização das atividades contratualizadas, exceto no que se refere a custos excecionais e apoio às necessidades especiais. Todos os beneficiários estão sujeitos às regras europeias, nomeadamente ao regulamento financeiro, pelo que as auditorias podem pedir documentos contabilísticos que suportem a realização das atividades declaradas. Guarde faturas e recibos até pelo menos 5 anos após o fim do projeto, ou até 3 anos no caso de subvenções que não excedem os 60.000,00 €

Monitorização

A Agência Nacional acompanha, monitoriza a implementação dos projetos avaliações intercalares e Finais.

Acompanhamento

A Agência Nacional atribui à instituição beneficiária um técnico do Programa para acompanhar e monitorizar o projeto. O técnico de acompanhamento é ponto de contacto entre a Agência e o Beneficiário que pode ser consultado sobre todos os assuntos relativos à execução do projeto durante o seu ciclo de vida.

A AN acompanha e monitoriza a qualidade da implementação dos projetos através de emails, contactos telefónicos, análise documental e visitas in situ.

A AN, as Autoridades Nacionais, a Comissão Europeia e outras instâncias nacionais e europeias, nomeadamente os Tribunais de Contas nacional e europeu, podem proceder à monitorização do projeto durante e após o fim do projeto, com todos os saldos financeiros regularizados, pelo que é necessário guardar todos os documentos relativos ao projeto até 3 anos após o pagamento do saldo final no caso de subvenções que não excedem os 60.000,00 € e até 5 anos em todos os outros projetos.

O contrato indica como é que o desempenho do projeto se reflete na subvenção final e em futuras participações no Programa.

A AN disponibiliza um conjunto de guias cujo objetivo é apoiar a gestão financeira dos projetos. Estes Guias podem ser encontrados em Documentação Geral no ano correspondente ao do início do projeto (escolher o ano em Seleção para ____; por defeito, a página abre no ano em curso).

Relatórios

Todos os projetos subvencionados são avaliados através dos Relatórios. A avaliação dos projetos reflete o grau de cumprimento das atividades contratualizadas. Os resultados são comunicados pela AN, seguindo-se um período de reclamação.

Quando aplicável, a instituição beneficiária submete um Relatório Intercalar sobre a execução do Projeto, cobrindo o período desde o início da implementação do Projeto até à submissão do relatório.

No fim do projeto, a instituição submete um Relatório Final cobrindo todo o período de execução do Projeto.

  • Formulário Eletrónico – os Relatórios são entregues em formulário próprio que é preenchido e submetido eletronicamente, na plataforma indicada para o efeito.

No final do período de mobilidade, todos os participantes devem submeter um relatório final na plataforma indicada para o efeito.

O reembolso não será solicitado quando a mobilidade do participante tiver sido interrompida por motivo reconhecido de força maior, que requer aprovação por escrito da AN. A não apresentação do respetivo relatório pelos participantes pode levar a AN a solicitar o reembolso parcial ou total da subvenção.

As instituições beneficiárias das Parcerias Estratégicas, apresentam Relatórios Intercalares ou de Progresso que informam sobre o progresso na execução do projeto e, em alguns casos, acompanham pedidos de pagamento de pré-financiamento.

No caso específico das Parcerias de Intercâmbio Escolar, cada instituição elabora o relatório que é enviado à respetiva AN.

No fim do projeto e da realização das atividades, produtos e resultados, bem como da realização das eventuais mobilidades contratualizadas, a instituição coordenadora elabora um Relatório Final a apresentar no prazo indicado no contrato.

Disseminação e Exploração de Resultados

Objetivos do Programa

Cada projeto constitui um passo no sentido de atingir os objetivos gerais definidos pelo Programa para melhorar, modernizar e internacionalizar os sistemas de educação e formação.

Partilha de Resultados

A difusão e exploração dos resultados são uma forma de expor e partilhar o trabalho efetuado e os resultados obtidos como parte do projeto Erasmus+. A partilha dos resultados, das lições aprendidas e das realizações e constatações para além das organizações participantes permite à comunidade em geral beneficiar de um trabalho que recebeu financiamento da União Europeia. Permite também promover os esforços das organizações para atingirem os objetivos do Erasmus+, sendo fundamental a ligação entre os resultados do Programa e o desenvolvimento de política de educação e formação. Para mais informações consulte o Anexo II ao Guia Erasmus+ e visite a Plataforma de Resultados de Projetos Erasmus+.

Práticas Inovadoras

A disseminação dos resultados dos projetos deve focar-se, entre outros, nos seguintes aspetos:

Mudanças observadas nos participantes, organizações e sistemas educativos.

Melhoria de qualidade dos projetos e respetivos resultados.

A promoção de práticas inovadoras suscetíveis de originar a participação em novos projetos e/ou projetos em escala mais alargada.

O reconhecimento dos resultados de aprendizagem é importante no Programa Erasmus+, devendo para isso as organizações envolvidas em projetos de mobilidade e parcerias estratégicas acordar na emissão de um certificado de mobilidade Europass ou outro instrumento reconhecido no final do período de mobilidade.

A Comissão Europeia e a Agência Nacional usam indicadores e ferramentas para medir os resultados e o impacto dos projetos, de acordo com o previsto no Regulamento (UE) 1288/2013 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 11 de dezembro de 2013.

Qualquer comunicação ou publicação do beneficiário sobre o projeto, incluindo em conferências, seminários ou quaisquer materiais informativos ou promocionais (brochuras, folhetos, cartazes, apresentações, etc.), deverá indicar que o projeto recebeu financiamento da UE e deverá conter o símbolo da EU e o logotipo oficial do Programa Erasmus+, de acordo com as orientações relacionadas com a identidade visual.

SABER MAIS

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